netlogix digitalisiert Tourenplanung bei Verkehrssicherung Hahn 

Effiziente Arbeitsprozesse, maximale Produktivität

Ob Verkehrsschilder, Ampelanlagen oder Baustellenabsperrungen – das Unternehmen Verkehrssicherung Hahn sorgt mit Know-how und modernster Technik für das Funktionieren des Straßenverkehrs und die Sicherheit der Verkehrsteilnehmer. Angesichts des Fachkräftemangels und steigender Auftragszahlen stellte das Fürther Familienunternehmen die internen Abläufe auf den Prüfstand – allen voran die Tourenplanung für Kontrollfahrten und das Management der Baustellen. Hier erfahren Sie, wie Hahn mithilfe einer digitalisierten Tourenplanung dem Fachkräftemangel trotzt und das Wachstum weiter vorantreibt.

Seit 1985 ist das Familienunternehmen Hahn Spezialist für Verkehrssicherung und Verkehrsplanung. Dabei kommen ausgeklügelte Systeme zum Einsatz, wie etwa dynamische LED-Anzeigetafeln oder Ampelanlagen mit Fernwartungszugriff. Hahn zählt sowohl Städte, Kommunen und Landkreise als auch Geschäftsleute, Bauunternehmen und Privatpersonen zu seinen Kunden. Hauptsächlich befasst sich das Unternehmen mit der Sicherung von Baustellen durch den Einsatz von Schildern, Ampeln, Fahrbahnmarkierungen oder massiven Schutzwänden.

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Ausgangslage

  • Tourenplanung für das Baustellen- Management auf handschriftlichen Zetteln
  • Auftrags- und Mitarbeiterzuwachs – Zettelwirtschaft stieß an ihre Grenzen
  • Fachkräftemangel erforderte Produktivitätssteigerung
  • Gestiegene Anforderungen der Kommunen

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Lösung

  • Digitalisierung der Tourenplanung
  • inkl. Statusabfrage des Prozesses
  • inkl. Echtzeiterfassung mehrerer Touren gleichzeitig
  • inkl. Kalender über zeitliche Abfolge der Touren und Baustellen
  • inkl. Abwesenheitsliste der Mitarbeiter

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Ergebnis

  • Tourenplanung als Browser-Applikation, die über jedes Endgerät nutzbar ist
  • Automatisierte Arbeitsprozesse durch Verknüpfung mit Drittsystemen
  • Zeitersparnis von mind. 62,5 Arbeitstagen pro Jahr in Buchhaltung und Disposition
  • Ermöglichung von Homeoffice
  • Steigerung der Produktivität und Effizienz

Gründe für die Digitalisierung

Einen Dienstleister finden, der die Anforderungen versteht

Die beiden Geschäftsführer Michael Hahn (links) und Dominik Härtlein (rechts) mit einem Mitarbeiter (mitte).

Als Michael Hahn und Dominik Härtlein die Geschäftsführung übernahmen, wollten sie mit der Digitalisierung der Tourenplanung einen Meilenstein setzen, der die Produktivität und das Wachstum des Unternehmens weiter fördert. Doch dafür benötigten sie einen Dienstleister, der in der Nähe ansässig ist, schnell greifbar ist und die komplexen Anforderungen der Verkehrssicherung versteht. „Die Mitarbeiter von netlogix Web Solutions haben im ersten gemeinsamen Gespräch die richtigen Fragen gestellt“, sagt Hahn. „Es gab uns ein gutes Gefühl, dass sie sofort verstanden haben, was wir brauchen – besonders in einem spezialisierten Bereich wie Verkehrssicherungen“, ergänzt Härtlein.

Digitalisierung und Baustellen-Management: Wie passt das zusammen?

Auf der Straße ist das Baustellen-Management eine rein körperliche Arbeit. Doch Planung und Administration lassen sich ausnahmslos in digitaler Form erledigen. Ziel war es, die Tourenplanung so zu digitalisieren, dass möglichst wenig Umgewöhnung von Seiten der Mitarbeiter nötig ist, jedoch mit Prozessverbesserungen. Zunächst erstellte Hahn in Zusammenarbeit mit netlogix ein Konzept anhand der bisherigen Tourenplanung:  

Projektleiterin Tina Otto (links) bespricht sich mit Härtlein (rechts).

Zusammen evaluierten sie die Arbeitsabläufe und führten Gespräche mit den Mitarbeiter*innen vor Ort. "Wir haben uns die Probleme der analogen Lösung vorgenommen und versucht, sie mit der Digitalisierung zu beheben“, erklärt Hahn. Im Anschluss daran definierten sie die Anforderungen an die digitale Tourenliste. Hahn sagt: „Uns war wichtig, dass mehrere Personen gleichzeitig in Echtzeit mit denselben Daten arbeiten können".

netlogix Web Solutions entwickelte daraufhin eine Browser-Applikation, auf die Hahns Mitarbeiter von überall zugreifen können – egal ob von der Firma, von unterwegs bei der Baustelle oder aus dem Homeoffice. Zudem wurden Schnittstellen zum Warenwirtschaftssystem hinzugefügt, die beispielsweise eine strukturierte Ablage von Dokumenten und die Automatisierung von Arbeits-Workflows ermöglichen. So bildet die Browser-Applikation das gesamte Baustellen-Management ab. „Eine saubere interne Prozessführung gehört für uns zur Professionalität dazu“, sagt Härtlein.

Spannung am Tag X: Wird das System angenommen?

Während der Testphase sollten Hahns Mitarbeiter die digitale Tourenplanung ein bis zwei Monate lang parallel zur bisherigen Lösung nutzen. "Zu Beginn hatte ich Angst, dass die Software abstürzen könnte", gesteht Hahn. Doch es kam anders: „Die Mitarbeiter hatten schnell Vertrauen in das neue System. Bereits nach einer Woche sagten sie, dass sie das Papier nicht mehr parallel mitführen möchten“, freut sich Härtlein. Und so hatte das Verkehrssicherungsunternehmen nach nur einer Woche Testphase ausschließlich die digitale Lösung im Einsatz. 

Mehr Produktivität dank Digitalisierung

Seitdem wurden über 32.000 Baustellen-Touren über die Browser App geplant, allein rund 10.000 im Jahr 2023. Die Arbeitsprozesse zwischen den Kontrollfahrer*innen, der Disposition und der Buchhaltung laufen nun viel produktiver ab als früher. Dies spart allein in der Buchhaltung mindestens 37,5 Arbeitstage und in der Disposition mindestens 25 Arbeitstage pro Jahr ein. 

Vor der Umstellung lagen die Baustellen-Dokumente bei der Disposition ab. Wer etwas nachsehen oder eintragen wollte, musste erst zum Dispoteam gehen und dort die Unterlagen manuell heraussuchen. Heute ist das mit ein paar Klicks in der Browser-Applikation erledigt.

Auch die Abrechnung wurde mit der Digitalisierung revolutioniert: Früher wurden alle Lieferscheine eines Tages gesammelt zur Buchhaltung gebracht und in Paketen abgearbeitet. Hahns heutige, digitale Tourenplanung hat ein integriertes Ablagesystem, sodass die Mitarbeiter die Lieferscheine erfassen, in der Tourenplanung vermerken und dann im Dokumentenmanagementsystem ablegen können. Die Buchhaltung sieht die erfassten Lieferscheine sofort und erstellt daraufhin Rechnungen. Somit gehen die Erfassung und Abrechnung der Lieferscheine heute fließend nebeneinanderher. 

 

„Wir arbeiten heute schneller und effizienter. Mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern können wir heute mehr bewältigen. Es gibt auch weniger Nachfragen und Fehler, da die Daten eindeutig und besser dokumentiert sind“, sagt Härtlein.

 

Corona-Schock gemeistert: Digitalisierung ermöglicht Homeoffice

Hahns frühere Arbeitsprozesse ließen kein Homeoffice zu, da die Mitarbeiter nur im Büro auf die relevanten Dokumente zugreifen konnten. Seit der Digitalisierung ist das anders: „Heute können unsere Bürokräfte auch von zu Hause arbeiten. Das wäre ohne die digitale Dokumentenverwaltung und Tourenplanung nicht möglich gewesen“, so Härtlein.

„Die Tourenliste läuft, der Support läuft, alles läuft“

Auch heute steht netlogix Web Solutions dem Unternehmen Hahn unterstützend zur Seite, um die Digitalisierung weiter auszubauen und voranzutreiben. „Für uns ist es wichtig, dass Verbesserungswünsche und Ideen ernst genommen und umgesetzt werden. Wir sind sehr happy mit der Auswahl unseres Dienstleisters. Es hätte nicht besser laufen können. Die Tourenliste läuft, der Support läuft, alles läuft“, freut sich Hahn und ergänzt: „Ich schätze die Zusammenarbeit auf Augenhöhe, es macht Spaß mit netlogix zu arbeiten.“

In der Verkehrssicherungsbranche ist Hahn mit der Digitalisierung des Baustellen-Managements bestens gerüstet, um das große Auftragsvolumen zeitgerecht abzuarbeiten. Selbst vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels und des Sanierungsstaus in der Verkehrsinfrastruktur.

 

"Letztendlich hat sich die Investition gelohnt, denn die Zeit- und Arbeitsersparnis über die Jahre ist enorm. Die Erfahrung hat mir gezeigt, dass man Risiken eingehen muss, um sich weiterzuentwickeln“, resümiert Hahn.

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